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划分小集体,明确职能:建立让经营者能够全盘掌握业务状况的组织

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在此,我引用食品店的例子,来分析从公司经营的角度划分组织会有哪些益处。

 

这里以家族式经营的食品店为例。店铺虽然不大,但除了卖蔬菜、鱼肉之外,还经营干货、罐头、速成品等加工食品。当有客人来买时,店主人把钱放在店门口的篮子里,又从那里取出现金找零钱。一天的买卖结束后,店主人倒出篮子里的钱,计算当天的销售额。总之,这家店的经营是一笔糊涂账

 

如果经营的商品种类有限,那么,依靠经验和直觉,该店铺还能够勉强维持。但是,如果像这家店那样去经营多种商品的话,就很难掌握经营的实际状况。因为由于商品种类的不同,商品的性质也不同,买卖的方式也会随之发生变化。

 

首先,不同种类的商品其寿命存在很大的差异。肉类可以在冷库里储藏相当长的一段时间,而鱼类最多也就一天左右,蔬菜则会很快变鶱。除了商品寿命千差万别之外,不同种类商品的定价方式也不尽相同。如果是卖不掉就得扔掉的商品,那么就要确保一定程度的较高毛利。如果是商品寿命长的畅销商品,可以采取薄利多销的方式由于商品性质不同会导致经销方式发生变化,所以必须对这些商品按种类进行分别管理,并且清楚各个部门的核算情况,掌握哪个部门盈利,哪个部门亏损。

 

以刚才这家店铺为例,可以按照蔬菜、鱼类、肉类和加工食品等4大项进行分类统计。如果按部门统计各自的销售额和开支比较困难的话,那么至少可以准备4个装销售款的篮子。卖蔬菜的钱装在蔬菜部门的篮子里,这样来就可以统计各部门的销售情况。关键是把篮子分成4个。做到了这一点的话,那么打烊之后只要数一数每个篮子里的钱,各部门的当天销售额就一目了然了。

 

但是,商品的进货以及店里所发生的开支等费用,绝不能从篮子里拿。应该从另外管理的资金里提取,并保存支付凭证的票据。这样就能统计各部门的进货金额以及其他的经费开支。


如此一来,通过计算各篮子里一天所收到的销售额减去各自的进货成本,再对卖剩下的、必须扔掉的部分进行财务处理,就可以明确各部门的收支情况,马上就可以统计出今天一天蔬菜、鱼类、肉类和加工食品部门分别盈利多少了。

 

如果像上述情况那样,以部门为单位来分析核算情况,就可以对经营现状和问题了如指掌。这样就会考虑“一直以为我这家店蔬菜在盈利,想不到实际上盈利最多的却是鱼类,必须好好研究一下蔬菜的销售方式了”,从而立即采取对策。

 

在此基础上,如果再决定责任分工,“长子负责蔬菜,次子负责鱼类…,…”那就可以开展更加细致的经营。即使是经验浅薄的年轻人,只要让其负责某一个领域的工作,那么他一定会努力钻研本部门的经销方法。假设是蔬菜,他就会预测今天一天各种蔬菜的销售情况,以此决定进货数量,并且为了防止蔬菜的枯萎而经常为其洒水。另外,到了傍晚,他会把剩下的蔬菜降价处理掉,即使身处亏损的部门,他也会想尽一切办法扭亏为盈。


这虽然是一个不考虑库存的简单例子,但是只要正确地以部门为单位进行核算,就能够准确地把握经营现状,而笼统的经营方式是不可能做到这一点的。如此一来,“哪个部门需要改进”、“今后要在哪个部门加大力度”等工作重点就一目了然了。

 

总之,在划分组织的时候,关键是从经营者的角度决定何种核算单位才能更准确地把握经营现状。经营者作为公司的掌舵人,必须对整条船的所有情况一目了然,必须站在经营者的视角编制组织,对各部门的实际情况了如指掌。

 


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